Microsoft SharePoint: SharePoint: Kaikki mitä tarvitset tehokkaaseen asiakirjojen hallintaan ja yhteistyöhön

Microsoft SharePoint on yksi monipuolisimmista pilvipalveluista, joka on suunniteltu erityisesti tiimeille, jotka pyrkivät tekemään tehokasta yhteistyötä. Se menee tavallista pilvitallennusta pidemmälle: SharePoint yhdistää kehittyneen asiakirjahallinnan älykkäisiin työkaluihin yhteistyötä, prosessien automatisointia ja sisäistä viestintää varten. Versionhallinnan, jaettujen työtilojen ja turvallisen käytön kaltaisten ominaisuuksien ansiosta se on paras ratkaisu organisaatioille, jotka haluavat optimoida työnkulkuja ja lisätä tuottavuutta. Mutta mikä tekee SharePointista niin ainutlaatuisen? Tässä artikkelissa saat selville SharePointin voiman ja sen, miten voit ottaa sen käyttöön organisaatiossasi.

Mikä on Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint on pilvipohjainen palvelu asiakirjojen hallintaan ja yhteistyöhön, jonka avulla organisaatiot voivat tallentaa, jakaa ja tehdä yhteistyötä tietojen kanssa turvallisesti. Se lanseerattiin alun perin vuonna 2001, ja siitä on kehittynyt tehokas alusta. SharePointin avulla yritykset ja tiimit voivat työskennellä tehokkaammin tallentamalla ja synkronoimalla tiedostoja pilvipalveluun OneDriven kautta. Näin varmistetaan, että tiedostot ovat käytettävissä myös offline-tilassa, mikä mahdollistaa paikallisen työskentelyn tietokoneella.

Asiakirjojen hallinnan lisäksi SharePoint tarjoaa ominaisuuksia intranetin perustamiseen, projektien hallintaan ja toistuvien tehtävien automatisointiin. Integrointi Microsoft 365:een ja Power Automaten kaltaiset työkalut tekevät siitä välttämättömän palvelun yrityksille, jotka haluavat nykyaikaistaa työnkulkujaan.

Microsoft SharePointin tärkeimmät edut

1. Asiakirjojen hallinta ja varastointi
   SharePointin avulla voit tallentaa ja hallita asiakirjoja turvallisesti. Versiohallinnan ansiosta tiedoston aiempia versioita on helppo tarkastella ja palauttaa. Lisäksi useat käyttäjät voivat työskennellä saman asiakirjan parissa samanaikaisesti.
2. Yhteistyövälineet
   SharePointin tiimisivustot tarjoavat keskitetyn paikan, jossa tiimit voivat tehdä yhteistyötä asiakirjojen, tehtävälistojen ja projektisuunnitelmien parissa. Näitä sivustoja voidaan helposti mukauttaa vastaamaan organisaatiosi tarpeita.
3. Integrointi Microsoft 365:n kanssa
   SharePoint integroituu saumattomasti muihin Office-sovelluksiin, kuten Wordiin, Exceliin, PowerPointiin ja Teamsiin, mikä helpottaa työnkulkujen tehostamista ja tietojen jakamista eri ohjelmien välillä.
4. Intranet ja viestintä
   Monet organisaatiot käyttävät SharePointia intranetinä sisäisen viestinnän parantamiseksi. Se tarjoaa mahdollisuuden jakaa uutisia, ilmoituksia ja tärkeää yritystietoa.
5. Automaatio Power Automaten avulla
   SharePoint tukee Power Automatea, joka on työkalu toistuvien tehtävien ja työnkulkujen, kuten asiakirjojen hyväksynnän tai ilmoitusten, automatisointiin.
6. Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus
   SharePointin avulla voit valvoa arkaluonteisten asiakirjojen käyttöoikeuksia määrittämällä käyttöoikeuksia käyttäjäroolien perusteella. Alusta noudattaa tiukkoja turvallisuusstandardeja ja tarjoaa kattavat tietosuojavälineet.

Mitkä ovat SharePointin rajoitukset?

Vaikka SharePoint on erittäin tehokas, siinä on joitakin rajoituksia, jotka on otettava huomioon. Jokaisen SharePoint-sivuston vakiotallennusraja on 1 TB ja 10 GB käyttäjää kohden. Kun tämä tallennustila on täynnä, voit ostaa lisätilaa Microsoft 365 -tilauksen kautta. On tärkeää suunnitella tämä hyvin, jotta vältytään rajoituksilta. Lisäksi SharePoint ei tarjoa rajoittamatonta tallennustilaa, joten on tärkeää hallita ja siivota tiedostoja säännöllisesti.

Missä paketeissa SharePoint on saatavilla?

Microsoft SharePoint on osa erilaisia Microsoft 365 -liittymiä. Alla on yleiskatsaus tarjoamistamme paketeista, jotka sisältävät SharePointin:

• Microsoft 365 Business Basic (ei saatavilla verkkokaupassamme Yhdistyneessä kuningaskunnassa): Tämä paketti sopii erinomaisesti pienille yrityksille, jotka tarvitsevat ensisijaisesti perusyhteistyötoimintoja. Se sisältää Office-sovellusten web-versiot, 1 TB pilvitallennustilaa OneDriven kautta, Teams viestintää varten, Exchange sähköpostia varten ja SharePoint asiakirjojen hallintaa varten. Se ei sisällä Office-sovellusten työpöytäversioita.
• Microsoft 365 Business Standard: Tämä paketti sopii pienille ja keskisuurille yrityksille, jotka haluavat hyödyntää kaikkia Office-sovelluksia sekä verkossa että tietokoneilla. Se sisältää kaiken Business Basic -paketin sekä Word-, Excel-, PowerPoint- ja Outlook-ohjelmien työpöytäversiot sekä kehittyneet Teams-ominaisuudet ja OneDrive-lisätallennustilan asiakirjoille ja tiedostoille.
• Microsoft 365 Business Premium (ei saatavilla verkkokaupassamme Yhdistyneessä kuningaskunnassa): Tämä on lisensointivaihtoehto, joka jokaisen SharePointia käyttävän pienen organisaation tulisi valita. Premium-vaihtoehto tarjoaa ehdollisen käyttöoikeuden, jolla varmistetaan, että tiedostoja (SharePointissa ja muualla Microsoftin pilvipalvelussa) voidaan käyttää vain rekisteröidyllä laitteella. Tämä lisäturva on olennaisen tärkeää, jotta yrityksen tiedot eivät koskaan joudu vääriin käsiin.

Päätelmä

Microsoft SharePoint on tehokas alusta, joka auttaa yrityksiä työskentelemään tehokkaammin virtaviivaistamalla asiakirjojen hallintaa, yhteistyötä ja liiketoimintaprosesseja. SharePoint tarjoaa tarvitsemasi joustavuuden ja toiminnot riippumatta siitä, onko sinulla pieni tiimi vai suuri yritys.

Voit hankkia Microsoft SharePointin osana yhtä tarjoamistamme Microsoft Business -paketeista. Tarpeisiisi sopivan paketin lisäksi 2GO Software tarjoaa myös useita etuja, kuten 100-prosenttisesti lailliset ohjelmistot, seitsemän päivää viikossa toimivan tuen ja räätälöidyt ohjeet. Oletko utelias kaikista eduista, joita 2GO Software tarjoaa sinulle? Tutustu 10 tähden kokemukseen.